Ylös

Automaatiolla ja oikeilla työkaluilla tehoa projektinhallintaan

Aiemmissa artikkeleissamme kerroimme, miten voitettujen kauppojen määrää voidaan lisätä automatisoimalla yhteydenottopyyntöjen vastaanottoa ja tarjousten tekemistä. Lisääntynyt kauppojen määrä siirtää haasteen tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, mikä monesti on yrityksen eniten resursseja vaativa vaihe. Projektinhallinta koostuu lukuisista tehtävistä sekä sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä asiakkaan kanssa. Edistyksellinen projektiorganisaatio pyrkii automatisoimaan tehtäviä ja tiedonkulkua sen sijaan, että palkattaisiin vain enemmän käsiä hoitamaan rutiineja.

Digitaaliset projektinhallintavälineet vielä huonosti käytössä

McKinseyn ja Oxfordin yliopiston yhteisessä tutkimuksessa havaittiin, että esimerkiksi isoista IT-hankkeista 66% ylittää budjettinsa ja 33% aikataulunsa. 17% projekteista menevät niin pahasti pieleen, että ne vaarantavat yrityksen olemassaolon. Yllättäen 44% projektipäälliköistä ei käytä ohjelmistoja projektien johtamiseen, vaikka esimerkiksi PwC:n tutkimuksen perusteella valmiit kaupalliset projektinhallintasovellukset lisäävät merkittävästi projektien kannattavuutta ja asiakastyytyväisyyttä. 59% yhdysvaltalaisista pitää tiedonkulkua projektien pahimpana haasteena sekä selkeää tehtävän- ja vastuunjakoa toiseksi isoimpana haasteena 29% vastausosuudella.

Projektinhallintaohjelmistot auttavat juuri näiden osa-alueiden kanssa. Kommunikaatio voidaan siirtää sähköposteista projektinhallinta-alustalle, jolloin tehtävien jako selkeytyy merkittävästi. Asiat tulevat myös hoidettua selkeän tilannekuvan ja automaattisten tehtävämuistutusten ansiosta ajallaan. Nämä ohjelmistot tuovat selkeyttä myös tiedostojen hallintaan, jolloin aikaa ei kulu asioiden etsiskelyyn verkkolevyiltä tai sähköposteista. McKinseyn tutkimuksen mukaan 60% projektiorganisaatioista voisi automatisoida jopa 30% projektiin liittyvistä tehtävistä. Joillakin tehtäväalueilla automatisointiaste on vieläkin korkeampi – kuten ennalta tiedetyt manuaaliset rutiinit (81%), tiedonkäsittely (69%) ja tiedon kerääminen (64%).

Automatisoitavien osa-alueiden tunnistaminen

Tehoja saadaan helpoiten tiedonkulun automatisoinnilla. Tietoja tallennetaan eri ohjelmistoihin ja esimerkiksi Excel-tiedostoihin. Tietoa tallentuu paljon myös sähköposteihin. Usein kertaalleen tallennettua tietoa syötetään tai siirretään ohjelmistosta ja muodosta toiseen manuaalisesti. Tähän kuluu paljon työaikaa ja se lisää virheiden mahdollisuutta. Isoin vahinko tehokkuudelle syntyy kuitenkin siitä, ettei tieto ole saatavissa siellä ja silloin, kun sitä tarvitaan.

Näitä tehtäviä voidaan automatisoida helpohkosti pilvipohjaisilla integraatioalustoilla, kuten Zapier tai Integromat. Esimerkiksi jos saat sähköpostiisi asiakkaalta tarkennettuja vaatimusmäärittelyjä tai tehtävänantoja – ne voidaan automaattisesti lukea ja lisätä erilaisiin välineisiin kuten Asana, Trello tai Slack. Halutessanne liitteet voidaan tallentaa ja kansioida käyttämäänne verkkolevypalveluun, kuten esimerkiksi Sharepoint, Google Drive, Dropbox tai Amazon S3. Erilaisiin impulsseihin reagoivat laukaisimet (triggerit) ovat erinomainen tapa tehostaa tiedonkulkua.

Projektinhallintatyökalut parantavat tiedonkulkua ja laatua sekä säästävät kustannuksia

Modernit projektinhallintavälineet, kuten Asana, ovat helppokäyttöisiä sekä kevyitä hankkia ja hallita, mutta ne pitävät projektit radallaan. Tehtävien jakaminen ja seuranta on helppoa. Projektin ohjeistukset ja tehtäviin liittyvä kommunikaatio hoituu samalla alustalla. Haluttaessa jopa asiakkaat voidaan ottaa mukaan ”kanavalle”.

Meillä on organisaatiossamme tekijöitä viidestä eri maasta, eikä kukaan istu perinteisesti konttorilla. Siitä huolimatta pystymme modernien työkalujen avulla hallitsemaan projektejamme kivuttomasti. Tiedot siirtyvät myös järjestelmästä toiseen automaattisesti. Kun esimerkiksi merkitsemme Pipedrivessä kaupan voitetuksi, niin se luo automaattisesti Asanaan projektin halutun mallin mukaan. Jatkuvan palvelusopimuksen asiakkailla on yksilöity sähköpostiosoite, johon lähetetty toimeksianto luo tehtävän suoraan Asanaamme liitteineen päivineen.

Kommunikaatio tiimien sisällä ja välillä, sekä tarvittaessa myös asiakkaan kanssa, hoituu Asana ja Slack -ohjelmistoja hyödyntäen. Jälkimmäisellä onnistuvat näppärästi myös videopalaverit ympäri maailmaa.

Projekteihin käytetty työaika kirjautuu suoraan Toggl -ohjelmistoon Asanasta kätevästi napilla, jolla ”taksamittari” voidaan käynnistää ja pysäyttää tehtäväkohtaisesti. Syntynyttä raporttia voidaan käyttää kustannusten seurantaan, mutta myös laskutuksen pohjana.

Nyt Asana meiltä avaimet käteen käyttöönotettuna ja suomeksi tuettuna

Pipedriven tapaan myös Asana kasvoi käyttämästämme ohjelmistosta edustamaksemme tuotteeksi, koska pidämme siitä niin paljon. Saat siis meiltä Asanan ’avaimet käteen’ -pakettina toimintaanne sovitettuna. Integroimme sen myös muihin palveluihinne ja koulutamme henkilöstönne sen käyttöön. Luonnollisesti tarjoamme myös tarvitsemanne tukipalvelut suomen kielellä.

Jos kiinnostuit Asanasta, niin varaa demo tästä tai ota yhteyttä kuullaksesi lisää

Bookkaa ilmainen konsultointi/demo alla olevalla lomakkeella tai ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää.

Varaamalla demon annat meille GDPR:n ja tietosuojaselosteemme mukaisesti luvan tallentaa ja käsitellä yhteystietojasi myynti- ja markkinointijärjestelmissämme sekä luvan lähettää markkinointisähköpostia palveluistamme. Voit halutessasi milloin tahansa poistua postituslistaltamme kunkin sähköpostin lopussa olevasta linkistä.

Pekka Poukkula

pekka.poukkula@letsdoit.fi

Toimitusjohtaja, Business Architecht, BonusEurope OÜ. Pekalla on yli 20 vuoden kokemus liiketoiminnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien kehittämisestä sekä muutosprojektien johtamisesta. Pääosan urastaan hän on toiminut yrittäjänä, mutta kokemusta on myös globaalista korporaatiosta. Asiakkaita on ollut mikroyrityksistä miljardikonserneihin. Kokemusta on kertynyt myös oman kansainvälisen B2B applikaation kehittämisestä, markkinoinnista, palvelutuotannosta sekä ”cocreation” -jatkokehityksestä. Pekan erityisalueita  ovat proaktiivisen myynnin ja tuottavuuden (tilaus-tuotanto-toimitus ketjun) kehittäminen sekä näiden mittaaminen ja johtaminen virtaviivaistettujen digitaalisten prosessien avulla

Ei kommentteja
Lisää kommentti
Nimi*
Sähköposti*
Sivusto