Ylös

Vanajanlinna johtaa myyntiään kahdessa aikadimensiossa

Vuodenvaihteen 2018 tienoilla Vanajanlinna toteutti myynninkehityshankkeen, joka maksoi itsensä takaisin parissa kuukaudessa. Projektissa hyväksi koetut myyntiprosessit ja johtaminen nidottiin ehjäksi läpinäkyväksi kokonaisuudeksi uusia digitaalisen alustatalouden välineitä hyödyntämällä.

Lähtökohdat hankkeelle

Vanajanlinna Group tarjoaa elämyksellisiä matkailukokemuksia Suomessa ja on lisäksi palkittu kokousten, juhlien ja seminaarien järjestäjä. Groupin kohteita ovat Vanajanlinna, Linna Golf, Mukkulan Kartano, Metsänvartijan Tila sekä Levi Spirit Luxury Villas.

Vanajanlinnan rakennutti 1920-luvun alussa tohtori Carl Wilhelm Rosenlew metsästyslinnakseen, kokoushotellitoiminta Vanajanlinnassa aloitettiin vuonna 1998. Historiallisen tunnelman lisäksi hotellin yhteydestä löytyy Suomen ainoa European Tour Courses –golfkenttä. Tapahtumien onnistumisen takaa linnan keittiö lähellä tuotetuin raaka-ainein ja huippuunsa hiotun keittotaidon siivittämänä.

Valtaosa Vanajanlinnan tapahtumamyynnistä on B2B kauppaa. Kiinnostusta palveluihin herätetään verkkonäkyvyyden lisäksi uutiskirjeillä. Myynnissä tehokkaimmaksi tavaksi on todettu asiakkaiden kontaktointi tulevien tapahtumatarpeiden haarukoimiseksi.

Erityispiirteen Vanajanlinnan myyntiin tuo se, että tilaisuuksia myydään useiden kuukausien päähän. Myyntiä ennustetaan ja johdetaankin kahdessa aikadimensiossa: Päivittäisen tekemisen tasolla ja tapahtumien ajankohdan tasolla. Lisäulottuvuuden raportointiin tuo myös useat kohteet, joiden myyntiä halutaan seurata kohdekohtaisesti. Vuodenvaihteeseen asti myyntiä seurattiin ja raportoitiin myyjäkohtaisin Excel-taulukoin.

Vanajanlinnan myyntiryhmän esimies Anna Räntilä kertoo: ”Henkilökohtaisilla Exceleillä toimittaessa toteutumien ja erityisesti ennusteiden laatiminen johtoryhmän käyttöön vaati useiden tuntien työn viikoittain.”

Myynnin kehittämisen tavoitteet

Toimivaa asiakkaiden kontaktointia haluttiin kehittää siten, että siitä saataisiin säännöllisempää, jatkuvampaa ja seurattavampaa. Toisena tavoitteena oli päästä hyödyntämään uutiskirjeviestintää paremmin em. asiakaskontaktointia ohjaavana tekijänä siten, että posteista kiinnostuneet henkilöt nousisivat yhteydenottolistan kärkeen. Kolmantena tavoitteena oli rakentaa johdon seuraamat mittarit automaattisiksi ja reaaliaikaisiksi niin, että tiedot ovat nähtävissä koska tahansa ilman manuaalista työtä.

Projektin toteutus

Heti alkuun oli selvää, että asiakkuudenhallinnan sydämeksi tarvittiin erillisiä Exceleitä kehittyneempi CRM-järjestelmä, josta tiedot olisivat kaikkien saatavilla ja joka ohjaisi päivittäistä tekemistä. Toteutus aloitettiinkin erilaisia sovelluksia ja toimittajia kartoittamalla.

”Toimittajia haastatellessa, ominaisuuslistoja selatessa ja hintalappuja katsellessa tuntui, että meille ollaan rakentamassa kuurakettia”, naurahtaa Räntilä, ”emme me sellaista tarvitse – vaan jotain, jolla saamme arkemme pyörimään sujuvasti ja joka ohjaa konkreettisessa päätöksenteossa.”

CRM-ohjelmistojen tarjonnasta nousi esiin myös Pipedrive. Räntilä jatkaa: ”Se (Pipedrive) herätti heti ihastusta selkeydellään ja helppokäyttöisyydellään, mutta jäimme pohtimaan, miten nuo kaksi aikaulottuvuutta sekä useiden kohteidemme eritelty raportointi saataisiin sillä toteutettua. Sitten löysimme Let’s do !T:n, jonka asiantuntija tuntui ymmärtävän puolesta sanasta tarpeemme ja pystyi näyttämään, miten ne saadaan toteutettua Pipedrivellä varsin näppärästi.”

1. CRM

Ensimmäinen tavoite toiminnan jatkuvuudesta ja sen seurattavuudesta on Pipedriven ytimessä. Siinä toimenpiteitä vaativat asiat ovat selkeästi näkyvissä yhdellä silmäyksellä ja aktiviteetteihin perustuva myynninohjaus tuo toimintaan säännöllisyyttä ja jatkuvuutta.

”Pipedriven kanssa toimeen voi tarttua heti, eikä päivä ala sen miettimisellä mitä tänään pitäisi tehdä. Lisäksi kaikki asiakkaiden kanssa käydyt keskustelut ja sähköpostit sekä sisäiset kommenttimme löytyvät vaivattomasti yhdestä paikasta. Näin aika säästyy varsinaiseen myyntityöhön tiedon haalimisen ja muistelun sijaan”, kehuu Anna.

2. Uutiskirjemarkkinoinnin tehokkaampi hyödyntäminen liidien lähteenä

Uutiskirjeet saatiin ohjaamaan asiakaskontaktointia kätevästi yhdistämällä Piperive ja MailChimp älykkääksi kokonaisuudeksi Pipedriven Marketplacesta löytyvällä Pipechimpillä. Se tuo uutiskirjeistä kiinnostuneet henkilöt automaattisesti myyntimahdollisuuksiksi kunkin vastuumyyjän myyntiputkelle. ”Näin voimme kontaktoida henkilöitä, jotka ovat juuri nyt kiinnostuneita palveluistamme”, sanoo Räntilä.

3. Reaaliaikaiset mittarit johtamisen avuksi

Toivottu kohdekohtainen ja reaaliaikainen mittarointi kahdessa aikadimensiossa toteutettiin muutamalla Pipedriven lisäkentällä ja Klipfoliolla, joka hakee esitettävän datan suoraan Pipedrivestä ja esittää ne selkeinä graafeina. Mittarit kulkevat mukana vaikka kännykässä ja toiminnan johtamiseen tarvittava tieto on aina saatavilla.

Vanajanlinnan implementaatiosta vastannut Pekka Poukkula Let’s do !T:lta sanoo: ”Teknisesti Pipedriven parhaisiin ominaisuuksiin kuuluu sen helppo muokattavuus sekä kattavat API-rajapinnat, joilla se on liitettävissä kaikkiin järjestelmiin. Näin voidaan ketterästi rakentaa kunkin yrityksen tarpeisiin sopivia kokonaisuuksia, eikä tietoja tarvitse syöttää tai haeskella useista eri järjestelmistä. Myös kustannukset ja aikataulut pysyvät varsin maltillisina.”

Lopputulos

Anna Räntilä on tyytyväinen: ”Projektille asettamamme tavoitteet toteutuivat yli odotusten ja Pipedrive napsahti osaksi päivittäistä toimintaamme todella kivuttomasti. Kaikki myyjät näkivät sen tuoman hyödyn heti, minkä vuoksi emme voisi kuvitella arkeamme ilman sitä. Muutaman kuukauden käytön jälkeen voikin todeta, että projekti on jo maksanut itsensä takaisin lisääntyneenä myyntinä. Nyt meillä on ehjä ketju uutiskirjeistä myynnin kautta mittareihin. Seuraavaksi alamme ohjata uutiskirjeidemme sisältöä mittareista näkemämme myyntitilanteen perusteella, jolloin ympyrä on täydellinen.”

Pekka Poukkula

pekka.poukkula@letsdoit.fi

Toimitusjohtaja, Business Architecht, BonusEurope OÜ. Pekalla on yli 20 vuoden kokemus liiketoiminnan ja sitä tukevien tietojärjestelmien kehittämisestä sekä muutosprojektien johtamisesta. Pääosan urastaan hän on toiminut yrittäjänä, mutta kokemusta on myös globaalista korporaatiosta. Asiakkaita on ollut mikroyrityksistä miljardikonserneihin. Kokemusta on kertynyt myös oman kansainvälisen B2B applikaation kehittämisestä, markkinoinnista, palvelutuotannosta sekä ”cocreation” -jatkokehityksestä. Pekan erityisalueita  ovat proaktiivisen myynnin ja tuottavuuden (tilaus-tuotanto-toimitus ketjun) kehittäminen sekä näiden mittaaminen ja johtaminen virtaviivaistettujen digitaalisten prosessien avulla

Ei kommentteja
Lisää kommentti
Nimi*
Sähköposti*
Sivusto